La comunicacion organizada

Uno de los síntomas del inadecuado funcionamiento de las organizaciones es el que se reciban las informaciones necesarias en el momento en que ya es demasiado tarde para utilizarlas. No se trata de problemas de medios de transmisión, sino de gestión y toma de decisiones sobre estructuras de comunicación. Una comunicación bien organizada en la empresa debe presentar las siguientes características: tener una finalidad (estar vinculada a objetivos y a un plan de conjunto); ser multidireccional; estar instrumentada y velarse de herramientas, soportes, dispositivos e indicadores seleccionados en función de los objetivos; estar adaptada, integrando sistemas de información según las necesidades específicas de cada sector o nivel, teniendo siempre en cuenta la cultura del entorno; ser flexible para integrar aspectos formales e informales, así como crear estructuras que los favorezcan.
Ya hemos mencionado que uno de los objetivos de la comunicación es potenciar la coordinación entre las diferentes partes de la organización y sabemos que la estructura de la organización facilita o dificulta el logro de estos objetivos. Muchinsky 81994) señala tres variables estructurales relacionadas con la comunicación organizacional: el tamaño, la centralización/ descentralización de la autoridad y el grado de incertidumbre.
El tamaño de la organización está relacionado con la posibilidad de la existencia de la comunicación interpersonal cara a cara. La comunicación en una organización de gran tamaño es más selectiva y limitada, aunque las necesidades de gestionarla son mayores que en una pequeña pues hay más partes que coordinar y existe mayor riesgo de omitir o distorsionar la información.
El grado de centralización de la organización también limita las posibilidades de interacción entre los miembros y es un determinante fundamental de la naturaleza y frecuencia de la comunicación. En las organizaciones muy centralizadas se enfatiza la comunicación vertical (ascendente y descendente), existe una gran distancia entre el nivel superior y el inferior, y la comunicación fluye según las líneas de autoridad establecidas. En las organizaciones más descentralizadas existen menos niveles de autoridad, con lo que predomina más la comunicación horizontal.
Finalmente, cuanto mayor sea la incertidumbre a la que se enfrenta una organización mayor será la necesidad de comunicación. La capacidad de reducir la inseguridad mediante la comunicación está relacionada con la eficacia de la organización.
Myers y Myers (1983) indica tres axiomas básicos de la comunicación organizacional:

• La interacción humana crea información.
• La información crea la necesidad y el mercado para más información.
• El flujo de información en la organización humana puede estudiarse (analizarse) y alterarse (mejorarse).

Estos autores conceden al concepto de información dos significados: uno, relacionado con la interpretación de los datos (los datos se convierten en información cuando los procesa el receptor humano o cuando atraviesan el sistema nervioso de una persona) y otro, como un tipo de mercancía que las personas obtienen e intercambian entre sí a medida que se preguntan y responden a interrogantes, hablan, dan informes, leen instrucciones, recuerdan acontecimientos pasados, y comparten secretos. La información es el material de interacción entre las personas en las organizaciones.
Además, las organizaciones realizan procesos de comunicación tanto internos como con su entorno. Estas acciones de comunicación crean la necesidad de verificar y controlar nuevas acciones. La información y el control sobre éstas se multiplican a medida que las personas realizan más actividades y necesitan saber más sobre lo que otros hacen en relación con ellas. Por otro lado, el ajuste y la adaptación del flujo de mensajes de una organización y a la interdependencia con el ambiente desarrollan un nuevo conjunto de necesidades de comunicación.
Por lo tanto, dentro del proceso de comunicación en el ámbito organizacional, la comunicación interna debe ser entendida en términos de estrategia, es decir, es necesario el establecimiento de un plan adecuado a largo plazo que permita, utilizando determinados medios, conseguir los objetivos de una buena comunicación en todos los sentidos. Las etapas fundamentales pueden se las siguientes:

• Formar en comunicación. Consiste en sensibilizar a todas las personas de los distintos niveles de la organización sobre la importancia de la comunicación, por lo que es necesario domar e incidir sobre las actitudes hacia la comunicación interna.
• Delimitar los contenidos de la comunicación. Una vez sensibilizados, el interés se centra en el mensaje o contenido de la información que se va a transmitir. Es  preciso conocer cuáles son los asuntos que interesan más al personal para el adecuado funcionamiento de la organización y abordarlos adecuadamente. En diferentes estudios realizados se han obtenido una serie de aspectos que deben ser considerados al planificar las comunicaciones en las organizaciones, aunque hay que tener en cuenta las características específicas de cada una: Aspectos sociolaborales (normativas laborales y regímenes internos de la empresa, carrera profesionales y sistemas de promoción, formulación y desarrollo, servicios médicos, derechos sindicales); desempeño en el puesto de trabajo (preparación técnicas para el puesto, preparación para el mando, funciones del puesto, valoración del puesto); organización de la empresa (funciones de las unidades organizativas, organigramas generales y detallados, criterios sobre política de nombramientos), y objetivos generales (reconversión laboral, planes de empresa a corto, medio y largo plazo, y política de recursos humanos). Aunque los contenidos son importantes, no hay que olvidar que es necesario cuidar el estilo en la elaboración de los mensajes, pues influye en la imagen de la organización.
• Elaborar un programa de actuación. Por ejemplo, elaboración de publicaciones periódicas, del manual de acogida, etc.