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La Comunicación Descendente.-  Cuya principal utilidad es la emisión de directrices de un superior a sus subordinados. Ésta ayudará a clarificar políticas, metas, etc. Se realiza a través de memorandums, informes, instructivos, reglamentos, manuales de organización, periódicos y revistas internos, folletos, diagramas, videos. Esta información le dará sentido de dirección al trabajo, orienta a los empleados, suministra datos importantes y ayuda a resolver sus dudas. Es el enlace entre los distintos niveles jerárquicos de la estructura formal.
La Comunicación Ascendente.- Este tipo de comunicación suministra retroalimentación de los subordinados. Establece un camino de oportunidad para recibir sugerencias, quejas, opiniones, etc. Por medio de ella se puede conocer el clima organizacional y es muy valiosa para integrar a los trabajadores con la alta dirección. Se realiza a través de Programas de Sugerencias, Encuestas, Procedimientos de Quejas, una Política de Puertas Abiertas, Diálogo y Entrevistas y Reuniones de Grupo.
La Comunicación Horizontal.- Es la comunicación que se desarrolla entre dos personas del mismo nivel jerárquico. Es una comunicación muy útil para la integración de los grupos de trabajo, para la sociabilización necesaria entre las personas y para hacer eficiente el trabajo de los grupos y equipos laborales. La mayoría de los mensajes que transitan formalmente en forma horizontal tienen por objetivo la integración y coordinación.
Estas formas típicas de la comunicación formal se realizan utilizando diversos Tipos de Lenguaje
Así mismo, además de las formas de comunicación formal, existen las Redes que se utilizan en la Comunicación Informal dentro de las Organizaciones, las cuáles son muy importantes desde el punto de vista del Comportamiento Organizacional, porque cuando las organizaciones las aprovechan en su beneficio, suelen ser de gran utilidad y si se les descuida o se desconocen, pueden ser generadoras de problemas
Dentro de las organizaciones se pueden emplear diversas formas de lenguaje, aunque la forma más simple de comunicación siempre será "el habla".
Podemos clasificar los diferentes Tipos de Lenguaje en Verbales y No Verbales.
El Lenguaje Verbal puede ser Oral o escrito. Los símbolos que utiliza el Lenguaje Verbal, tanto en su forma oral, como en su forma escrita, son las palabras. Es indispensable que emisor y receptor, manejen el mismo idioma y por lo tanto conozcan las mismas palabras, sin embargo, una misma palabra puede tener diversos significados y es primordial llegar a un acuerdo convencional del significado que tendrá un símbolo, es decir, una palabra determinada.
Para decidir el significado es importante el contexto en que se está utilizando la palabra, esto es el ambiente, y la cultura de los miembros de la organización. Básicamente debemos emplear palabras comunes en la cultura que predomina en la organización, palabras que preferentemente todos conozcan y sean simples de comprender. En el caso de palabras que puedan prestarse a confusión, necesitamos primero identificar esas palabras clave dentro del contexto de otras palabras y símbolos y reducir al mínimo su confusión limitando su sentido. Los buenos comunicadores se centran en la idea más que en las palabras.
La legibilidad es el proceso de clarificar la comunicación haciendo más comprensible la escritura y el habla, sin rebuscamientos y sustituyendo las frases complejas por ideas simples.
El Lenguaje Oral: es la forma de comunicación más rápida y simple y tiene la ventaja de que la retroalimentación se puede recibir de manera inmediata. Las dos formas de comunicación oral, comúnmente empleadas en las organizaciones son el habla en la comunicación cara a cara, y el habla a través de un aparato como son: el teléfono o los micrófonos y altavoces.
La comunicación cara a cara, permite mejor la retroalimentación inmediata y además de hablar y escuchar, podemos ver y observar movimientos, gesticulaciones, percibir el tono de la voz y la inflexión que se le da a lo que se dice. Todo esto representa una gran ventaja, que no tiene la comunicación telefónica o a través de otro aparato, aunque también sea realizada oralmente, ya que no se puede ver a la contraparte y consecuentemente no se puede combinar con el lenguaje no verbal que nos dice mucho más que lo que se expresa con palabras. Tan importante o más que saberse expresar oralmente, es lo importante de saber escuchar,

GUÍA PARA SABER ESCUCHAR:

  1. Deje hablar.- No puede escuchar a los demás si siempre se la pasa hablando.
  2. Escuche con una mente abierta.- No establezca juicios previos, centre su atención en el mensaje y decídase a sacar el mayor provecho posible del encuentro.
  3. Haga que su interlocutor se sienta cómodo.-  Deje de hacer cualquier otra cosa que no sea escuchar, ayude a la persona a hablar libremente, elimine todo gesto, actitud o movimiento de rechazo. Muestre interés atendiendo para comprender y no se muestre predispuesto para rebatir.
  4. Centre su atención en lo que le están diciendo.- Concéntrese en el contenido del mensaje y no en la forma. No se distraiga con los tics nerviosos, muletillas o fallas de pronunciación de su interlocutor, deje lo superficial y vaya al núcleo de la comunicación.
  5. Elimine las distracciones.- No mueva papeles ni tamborilee, prevenga o elimine cualquier posible interferencia, si hay mucho ruido externo cierre la puerta o vaya a un área más aislada.
  6. Conserve la calma.- Sea paciente, no se precipite en hacer juicios, no interrumpa, espere a que la otra persona termine de hablar, antes de dar una respuesta. No se aleje o corte la comunicación bruscamente. No pierda el control, una persona irritada puede malinterpretar o tergiversar la comunicación.
  7. Muestre empatía con los que hablan.- Trate de ponerse mentalmente en el lugar de su interlocutor y ver las cosas desde su perspectiva.
  8. Centre su atención en las ideas principales.-  Identifique las ideas principales en lo que la persona dice, esto será lo que deberá recordar más tarde, detectando la esencia de la conversación, el resto se recordará como ideas de soporte.
  9. Escuche la totalidad del mensaje.- Evite por otro lado la tendencia a resumir, no se prejuicie o crea adivinar lo que le van a decir con las primeras palabras que dice su interlocutor, ni lo corte dando por supuesto el resto. Usted puede estar equivocado y adelantando juicios erróneos.
  10. Haga preguntas.- Esto estimula al hablante y le muestra su interés y que lo está escuchando. Por otra parte, hacer preguntas permite la retroalimentación o correcciones a tiempo de las malas interpretaciones. Además, hacer preguntas ayuda a conocer mejor los argumentos o razones del que habla.
  11. Evite en lo posible las discusiones y las críticas.- Tanto unas como otras, suelen poner a la gente a la defensiva y como reacción pueden "enconcharse" encerrándose en sí mismos o enojarse, y aunque usted gane la discusión, en realidad pierda.
  12. No se deje llevar por sus emociones.- Ciertas palabras, frases, o el tono de voz en que se dicen provocan emociones en el oyente, aprenda a controlarse para no interrumpir la comunicación, ni asumir una actitud negativa o ponerse a la defensiva.
  13. No sueñe despierto.-   Muchos malos oyentes, se van mentalmente de la conversación, porque empiezan a pensar en otras cosas, a veces se conectan y se desconectan de la comunicación perdiendo gran parte del mensaje. Sintonícese con su interlocutor y evite cualquier pensamiento distractor tomando una parte activa en la conversación, haciendo preguntas, identificando los elementos clave, leyendo lo que dice "entre líneas" el hablante. Examine las evidencias y saque sus conclusiones sobre la situación.
  14. Enfréntese al material complicado.- Algunos temas son de difícil comprensión para el que escucha y resultan difíciles de seguir. No se intimide, aproveche para aprender, realice preguntas. No se aísle ni deje que una presentación complicada lo desanime.

Recuerde que:

    1. La naturaleza nos ha dado dos oídos y una lengua, lo cual podría indicar que debemos emplear el doble del tiempo en escuchar más que en hablar.
    2. Así como disponemos de dos oídos, deberíamos utilizar uno para entender y otro para sentir.
    3. Los que toman decisiones y no saben escuchar, tienen una mayor probabilidad de equivocarse en sus decisiones, porque cuentan con menos información que puede ser útil para tomar buenas decisiones.

El Lenguaje Escrito: La comunicación escrita puede tomar muchas formas: cartas, memorandums, oficios, circulares, folletos, boletines, informes, reportes, periódicos, revistas, etc. El material escrito en las empresas, generalmente va dirigido a empleados y a clientes y frecuentemente tiene más dificultades de legibilidad que los escritos que se utilizan en otros ámbitos.
Con la utilización de la jerga profesional y el lenguaje técnico, se ha hecho cada vez más difícil la lectura y comprensión de la comunicación escrita en las organizaciones, y se ha olvidado que el propósito de estas formas de comunicación no es impresionar sino hacerse entender.
Existe una gran necesidad de tener muy presentes las características de los receptores y sus exigencias y adaptar a su nivel el uso de las palabras, clarificando los tecnicismos y eliminando los intelectualismos que lo único que hacen es crear barreras en la comunicación.

NORMAS PARA UNA BUENA REDACCIÓN

  1. Utilice palabras y frases simples.
  2. Utilice palabras breves y multiconocidas.
  3. Utilice ejemplos, gráficas y figuras que permitan ver más objetivamente las ideas.
  4. Utilice de preferencia oraciones y párrafos cortos.
  5. Use de preferencia verbos en su modalidad activa. Ejemplo: "El jefe aprobó", en lugar de "fue aprobado por el jefe".
  6. Utilice sólo las palabras necesarias y elimine lo superfluo.

El Índice de Niebla, mide el grado de dificultad para entender un escrito. Entre mayor sea el índice de niebla, mayor será la dificultad de los trabajadores para entender el mensaje.
Reglas para disminuir el Índice de Niebla de un escrito:

    • Escoja al azar un párrafo de muestra y cuente las palabras considerando incluso las preposiciones como "a", y las conjunciones como "y", "o".
    • Calcule el promedio de palabras por frase. Esto se logra dividiendo el número total de palabras de la muestra entre el número de frases.
    • Calcule el porcentaje de palabras difíciles de la muestra. Cuente el número de palabras difíciles de la muestra y divídalo entre el número total de palabras.
    1. Incluya cada palabra de cuatro sílabas o más como difícil.
    2. Excluya las palabras de cuatro sílabas o más si empiezan con mayúsculas (excepto las que lleven mayúscula porque inician una frase).
    3. Excluya las palabras de cuatro sílabas o más que sean diminutivos, aumentativos y adverbios terminados con el sufijo "mente".
    4. Excluya todas las formas de verbos que al conjugarlos se convierten en palabras de cuatro sílabas o más.
    • Sume el Promedio de palabras por frase al porcentaje de palabras difíciles. Después multiplique esta suma por 4 con el fin de obtener el nivel (o calificación) de legibilidad.

Ibermutuamur

Documentación de prevención de riesgos laborales elaborada por Ibermutuamur Corporación mutua


 

 
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