Comunicacion efectiva en las organizaciones

Un programa de éxito en las comunicaciones con los empleados se basa en el liderazgo del Director o Gerente General de una organización, quien debe estar comprometido filosófica y conductualmente con la idea de que la comunicación con los empleados es esencial para el logro de las metas institucionales. Si sus palabras y acciones van enfocadas a una mayor y mejor comunicación, su compromiso trascenderá al resto de la organización.  El compromiso deberá ser con una comunicación en ambos sentidos y no sólo unilateral y de manera descendente (como sucede en muchas organizaciones ineficaces), deberá tener un énfasis en la comunicación cara a cara pero apoyándose con acciones y con todos los elementos gráficos, escritos, audiovisuales y en general no verbales que se tengan a mano. Cuando hay congruencia entre lo que se dice y lo que se hace, la credibilidad y confianza aumentan y son el escenario, el clima perfecto, para que la comunicación eficaz y efectiva se logre.
La Comunicación Cara a Cara
Siempre que sea posible, se deberá utilizar una comunicación directa, sincera, cara a cara con los empleados. Esta forma de interacción permite ver a la persona y observar sus reacciones, permite combinar el lenguaje verbal con el no verbal, el cual proporciona una retroalimentación más auténtica. Los gestos, los movimientos y postura corporales, el tono y las inflexiones de la voz, la distancia que se establece inconscientemente entre los interlocutores, aportan información sumamente valiosa a la interacción y confirman o contradicen la comunicación verbal.
Otra de las ventajas de la comunicación cara a cara es que permite la retroalimentación inmediata. Permite que se resuma y se obtengan conclusiones por ambas partes antes de finalizar la conversación, pero requiere de una buena disposición y habilidades para escuchar, comprender y emitir la acción subsecuente que sea necesaria.
Lo que se DEBE HACER:

1. Aprender a expresarse en forma apropiada.
2. Aprovechar su personalidad para ganarse la simpatía de la otra parte.
3. Usar una voz suave, amigable y cordial.
4. Expresar su punto de vista con claridad y concluir con el punto sin necesidad de repetir continuamente partes del mensaje.
5. Aceptar previamente el hecho de que no todos van a coincidir con lo que diga.
6. Darle a la otra parte la libertad de expresar honesta y razonablemente cualquier diferencia que tenga con lo que usted acaba de decir.
7. Aceptar las diferencias de opinión sin molestarse ni enojarse y sin desarrollar una actitud negativa hacia la otra parte.
8. Después de escuchar a la otra parte, medite sobre lo que dijo, tomando la mejor determinación posible y sosténgala.

      Ya sea que sus decisiones en el momento de la comunicación resulten correctas o incorrectas, aprenda a vivir con ellas y siga adelante.
Lo que NO SE DEBE HACER:

1. No ser dominante en la conversación con la otra parte.
2. No utilizar sarcasmos en el diálogo, ni adoptar una actitud cínica o altanera.
3. No utilizar jamás su poder para amenazar al interlocutor.
4. Evitar el enojo (el que se enoja pierde la discusión).
5. No utilizar palabras groseras, expresiones peyorativas u ofensivas.
6. No tomar jamás lo que se le diga como un ataque personal.
7. Tratar de no perder la calma o actuar en forma temerosa.
8. Refrenarse de adoptar una posición de la que no pueda salir adelante.
9. No perder jamás la ecuanimidad, la paciencia.

Lo más importante indudablemente es el manejo de un elemento muy importante para mejorar las comunicaciones, ese componente es:
LA   VOLUNTAD
Sólo queriendo y poniendo todo lo posible de nuestra parte, toda nuestra VOLUNTAD y esfuerzo, podremos comunicarnos mejor con nuestros semejantes; ya sean familiares, amigos, compañeros de trabajo, subordinados, jefes, etc.
Cuando trate de resolver conflictos, además de adoptar una actitud conciliadora, realice sus comunicaciones a nivel de sentimientos, porque es ahí donde los seres humanos podemos entendernos mejor y donde realmente podemos lograr la empatía, es decir, ponernos en el lugar del otro y comprender lo que está sintiendo.