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Problemas en el diseño organizativo

Con el estudio de la organización se trata de entender como se realiza la mezcla de materiales y de recursos humanos agrupándolo en áreas o secciones y como luego se coordinan estas diferentes áreas para ayudar a que la empresa desarrollando sus capacidades consiga obtener una ventaja competitiva, es decir, la organización debe contribuir a conseguir los objetivos que ha marcado la dirección estratégica.
LÍMITES
Para estudiar la organización de la empresa lo 1º que tendremos que determinar son sus límites. Para determinar los límites de la empresa, normalmente se considera como que están dentro de la empresa todas aquellas actividades que se realizan por parte de la empresa, se realicen o no en el mismo lugar físico, es decir estaríamos hablando de una misma empresa a pesar de que tenga 2 plantas de producción. Sin embargo, consideraríamos que se encuentra fuera de la empresa todas aquellas actividades que las realiza un proveedor y que la empresa a decidido adquirir fuera (en el mercado) debido a que el precio de mercado es inferior al precio que resultaría si él fabricara esa parte o ese componente necesario para su producción. En algunos casos establecer esos límites es muy difícil debido a la estrecha relación que existe entre el proveedor y el cliente. Este es el aso en el que se trata de bienes específicos que requieren una inversión también específica y por lo tanto el proveedor establece contratos estables con el cliente.
ESTRUCTURA
La estructura son los aspectos más estables de una organización. Son aquellos aspectos que permanecen inmutables en el tiempo y que facilita el funcionamiento de la empresa. Incluye la diferenciación, es decir, en la forma en que las actividades son asignadas a los diferentes departamentos. Incluye también la integración, es decir, la forma en que esas actividades que se han separado son coordinadas. Incluye el sistema de autoridad, es decir, establece el poder, el estatus y la jerarquía dentro de la empresa. Incluye también el sistema administrativo o los políticos, procedimientos y controles que guían las actividades y las relaciones de las personas que trabajan en la organización.
Al hablar de organización también tenemos que hablar de procesos. Los procesos son los aspectos más dinámicos de la organización, es decir, sus aspectos menos estables y más volátiles. Incluye los planes a C/P y también la actuación de los enlaces laterales, el sistema de información; aspectos todos ellos importantes en la organización de la empresa, pero que varían frecuentemente.
3 aspectos importantes de la organización son:

  1. Organización formal
  2. Organización Informal
  3. El organigrama
  4. Recoge todas las relaciones existentes entre los miembros de una organización establecidas de forma consciente y deliberada por parte de la dirección de la empresa. Por lo tanto, la organización formal representa la estructura planeada, tiene una función de guía porque establece la manera en la que las actividades deben ser relacionadas, independientemente de las personas que ocupen un puesto determinado y que deban relacionarse.
  5. La organización informal recoge las relaciones espontáneas no previstas por la dirección. La organización informal surge como consecuencia de las relaciones personales que existen entre los individuos que trabajan dentro de una empresa o de una organización. En ocasiones la organización informal surge como consecuencia de cambios en el entorno que requieren nuevas relaciones, y que la organización informal no responde a ellos porque tarda en adaptarse, es decir, la organización informal se origina por los defectos, por las imprevisiones o por las ineficiencias que existen en la organización formal.

Relación entre las organizaciones: FORMAL Y INFORMAL
La teoría clásica solo reconocía la organización formal, por el contrario la teoría del comportamiento solo estudiaba la organización informal, por eso se ha tenido la idea de que la organización formal y la organización informal son dos organizaciones separadas, pero esta idea es errónea porque la organización real de la empresa es la combinación de ambas organizaciones. Como es lógico la organización de una empresa no permanece fija a lo largo del tiempo sino que varia, y esta variación de la organización se realiza incluyendo a la organización formal aquellos aspectos de la organización informal que la dirección considera convenientes.

  1. El organigrama es una representación gráfica parcial de la estructura formal de una empresa o una organización. La mayoría de los organigramas son jerárquicos, por lo tanto, lo que resaltan es la relación que existe entre un superior y un subordinado. Nos da una visión general de la estructura formal actual de una empresa, pero presenta ciertas limitaciones.
    1. En primer lugar: no indica el grado de autoridad que un superior tiene sobre sus subordinados.
    2. En segundo lugar: no indica las relaciones que existen entre puestos del mismo nivel jerárquico (enlaces laterales).
    3. En tercer lugar: el organigrama es estático, lo que significa que sitúa a la empresa en un momento determinado del tiempo. Por lo tanto los procesos no se representan en los organigramas.
    4. En cuarto lugar: como es una representación gráfica es demasiado simple y esquemático para poder representar la complejidad de la estructura real de la empresa.
  1. La relación Estrategia-Estructura.

En un primer lugar se consideró que la estructura seguía a la estrategia y esto estaba avalado por numerosos estudios empíricos que demostraban que una empresa que había seguido una determinada estrategia había adoptado una estructura determinada que le ayudaba a conseguir esa estrategia. Sin embargo, estudios posteriores han demostrado que es la estructura la que determina la estrategia, y eso por varias razones:

    1. Porque la estructura condiciona la percepción de los directivos, sobre el entorno.
    2. La estructura condiciona la elección de la estrategia incluso aunque el problema haya sido detectado se tiene que transmitir la información para que se tomen las decisiones, y este sistema de información puede filtrar parte de esa información de forma que se retrase el momento en el que se toma la decisión.
    3. La estructura condiciona a la estrategia porque la estructura limita los movimientos estratégicos que la empresa puede efectuar.

En la actualidad se considera que tanto estructura como estrategia se condicionan mutuamente, y eso por varias razones:

  1. Porque existe un comportamiento estratégico autónomo que viene determinado por lo que la dirección quiere hacer.
  2. Existe un comportamiento estratégico inducido que viene determinado por la estructura organizativa que tiene la empresa, que se ha originado por la puesta en marcha de las estrategia anteriores.

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Principales aportaciones al diseño organizativo.

El diseño organizativo es el proceso por el cual los directivos constituyen, evalúan y modifican la organización formal, con el fin de facilitar la realización de las tareas o de las actividades que son necesarias para que la empresa consiga los objetivos que se ha marcado.
Hay 5 ideas básicas contenidas en el concepto de diseño organizativo:

  1. Es un proceso directivo realizado por la dirección de la empresa.
  2. Actúa sobre la organización formal (es la única en la que puede intervenir la dirección).
  3. Las decisiones sobre el diseño organizativo no es totalmente autónoma, sino que viene condicionada por el contexto en el que se mueve la empresa (entorno), por los objetivos que se ha marcado la empresa, y por la estrategia de la organización.
  4. El diseño organizativo debe ayudar a que la empresa consiga los objetivos que se ha marcado, y esto con lo mínimos recursos (al mínimo coste (eficacia)).
  5. El diseño organizativo es un proceso dinámico, es decir, constantemente la dirección debe evaluar la estructura organizativa y en caso de necesidad modificar esa estructura organizativa.

 



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