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Analisis de las necesidades de la empresa

La formación
Analisis de las necesidades de la empresa
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Determinación de las necesidades formativas.

Habrá que distinguir las necesidades desde un punto de vista general, que afectará a toda la organización y las necesidades concretas.

  1. Determinación general de las necesidades de la organización: Antes de elaborar programas de formación, es imprescindible conocer cuales son las necesidades actuales y futuras de la organización. El primer problema que se plantea el responsable de formación, es identificar y precisar cuál es la situación, y poder buscar soluciones, para ello es necesario formularse determinadas preguntas:
    1. ¿Cuál es el nivel óptimo de comportamiento para desarrollar una determinada tarea?
    2. ¿Cuál es el nivel actual de comportamiento del personal que hoy desarrolla esta tarea?.
    3. ¿Cómo es posible eliminar, mediante formación, la diferencia existente entre los niveles actuales de comportamiento y los niveles óptimos?.

Determinar esta diferencia es lo que primero debe establecerse para poder elegir las técnicas necesarias para conseguir la mejor efectividad.

Técnicas para la determinación de necesidades:Habrá que buscar esas respuestas (de las preguntas anteriores) mediante la utilización de diversas técnicas que serán más o menos oportunas o adecuadas según las características de la empresa. Las TÉCNICAS SON:

  1. La observación: Teniendo contactos muy frecuentes con los principales responsables de la organización y directivos de línea.
  2. Las solicitudes de los responsables de línea: Estas peticiones aparecen de manera formal o informal. Los responsables de la organización, conociendo las lagunas formativas de sus propios colaboradores, requieren la intervención de un proceso de formación.
  3. La entrevista: Es una manera de determinar las necesidades de adiestramiento consistente en deducir, a través de conversaciones con los interesados, las acciones formativas a emprender.
  4. Análisis del contenido de los trabajos desarrollados: Analizando el contenido de los trabajos desarrollados en la organización, descomponiendo el trabajo en sus elementos esenciales e indicar sucesivamente cómo se desarrollará.
  5. Reuniones de grupo: Se pueden utilizar las ventajas derivadas de las reuniones de grupo, las cuales permiten alcanzar conclusiones distintas de aquellas que se derivan de las conclusiones de los participantes individuales. Es necesaria la presencia de un moderador experto para que la reunión sea fructífera y salgan a la luz las necesidades del adiestramiento.
  6. Cuestionarios: Repartiendo un formulario de elección forzada (sí o no) a los empleados; también si se quiere a los clientes.
  7. Valoración de méritos y programación de carreras: Cuando existe un sistema periódico de esta acción, los informes relativos al personal evaluado pueden proporcionar indicaciones útiles acerca de las necesidades de formación.
  8. Análisis de las situaciones anómalas: Las situaciones localizadas en determinadas secciones o departamentos. También pueden ser el material devuelto por defectos, quejas de los clientes...
  9. Comités de adiestramiento: En organizaciones bastante desarrolladas existen comités de este tipo; se crean temporalmente para cuestiones determinadas o para siempre. Estos efectúan propuestas concretas para solucionar problemas que pueden ser resueltos con la formación.

El resultado de recopilar toda la información procedente de aplicar estas técnicas nos llevará a las siguientes CONCLUSIONES:

  1. Siempre habrán las técnicas que dan un resultado más fidedigno, tales como los cuestionarios, reuniones de grupo y entrevistas, que cotejando y analizando todo nos permitirá llegar a un diagnóstico de las necesidades.
  2. La formación no es un fin, sino un medio. Es una herramienta que ha de ser utilizada adecuadamente y con precisión. Ha de realizarse la que real, estrictamente y convenientemente necesita la organización, no sólo para hoy, sino para el futuro.

Determinación de las necesidades formativas concretas de los RRHH: La cuestión es poder determinar con la máxima precisión posible cuáles son las necesidades y para ello será conveniente tener ciertas respuestas previamente a tomar cualquier decisión. Para obtener respuestas convendrá formular las siguientes preguntas:

    1. ¿Qué es lo que tendrá que hacer el trabajador?
    2. ¿Cómo tendrá que hacerlo?
    3. ¿Dónde tendrá que hacerlo?
    4. ¿Por qué tendrá que hacerlo?
    5. ¿Qué es lo que actualmente hace?

Y tantas preguntas más como sean necesarias para alcanzar un conocimiento exhaustivo de las tareas a desarrollar para los empleados a formar, ya sean elementos insertos en la organización o a contratar en el futuro. Una orientación hacia donde dirigir estas preguntas será en la dirección de donde venga la petición, que por lo general, nos vendrá instada desde la cúspide de la organización mediante una formulación genérica y global para la creación de nuevos productos, por la apertura de nuevos mercados...

Inventario de los RRHH.

            Será necesario tener claro el componente de los RRHH, de que se dispone, para ello habrá de inventariarse por grupos los empleados, agrupándolos por profesiones, después por categorías o cargos, dentro de estos, por edades, sexo y así sucesivamente, detallando la información, experiencia, actitud, aptitud...
            Este inventario nos ayudará a aproximarnos a la realidad socio-laboral del colectivo más adecuado para un futuro más o menos inmediato, aplicar un plan y moldearlo suficientemente para conseguir los objetivos establecidos. Algunos datos resultarán incontrovertibles, como la edad, estudios, sexo..., mientras que otros como sus aptitudes y su actitud, requerirán información adicional, mediante entrevista con el propio empleado.
            Al final podremos determinar si poseemos empleados dentro ya de la organización sobre los cuales se puede incidir la formación para ocupar unos puestos de trabajo más cualificados y si se trata de mantenerlos en el mismo puesto para conseguir una mejora de calidad, productividad o racionalidad productiva, para saber si son aptos para que se invierta tiempo y dinero en su formación.

 

 



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