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Diseño, metodología y ejecución de los planes de formación

La formación
Analisis de las necesidades de la empresa
Diseño, metodología y ejecución de los planes de formación
Control y evaluación de los resultados
Desarrollo de directivos
Planificación de carreras
Promoción y reciclaje

Plan de formación.

Se entiende como Plan de Formación al conjunto coherente y ordenado de acciones formativas necesarias para resolver los problemas de competencia existentes dentro de la organización.

Fases y contenido.

Se deberá observar las líneas políticas de la empresa y aplicar una metodología a seguir, así como las etapas que deban cubrirse y el plazo de culminación de los objetivos que le dan vida al plan.
Preparación: Reunir toda la información y decidir los criterios y políticas a aplicar para el establecimiento del plan escrito.
Elaboración: El tiempo, esfuerzo y coste hace que primero deba existir una fase preparatoria que conduzca a un conocimiento claro y preciso de cuál es la situación de la organización.

Los elementos que deberá contener el PLAN DE FORMACIÓN son:

  • Objetivos a alcanzar con el inventario del personal: para preparar a los empleados para un cambio organizacional, nuevas tecnologías...
  • Análisis de las características de la organización: Siempre en el momento de elaborar el plan de formación será necesario tener en cuenta el resultado del análisis de la situación interna de la empresa y externa.
  • Formación a impartir: Toda formación a la medida requiere la elaboración de un “PLIEGO DE CONDICIONES” específico para los que van a programarla y a conducirla, y deberán respetar las especificaciones (objetivos, organización, evaluación...) Después del análisis de las necesidades de formación, procederemos a la elección de la formación más adecuada.
  • Personas a quienes va dirigida la formación: El volumen de personal afectado se deberá concretar con relación nominal detallada y niveles específicos de formación que ya tienen. Habrá que saber las capacidades y otros factores técnicos y humanos de los destinatarios, así como de sus capacidades para saber si podrán asumir los nuevos conocimientos que se pretendan inculcarles. Habrá que elegir a los empleados cuyas actividades o competencias estén afectadas por el plan. De realizarse por grupos, será conveniente empezar por los más preparados intelectualmente para poder adaptarse al cambio que se pretende. Será conveniente conocer el potencial que tienen cada uno.
  • Persona que va a dirigir o coordinar todo el programa: Acostumbra a ser el responsable de formación o director de RRHH de la organización.
  • Equipo formativo: Determinar si deberán ser los servicios internos o externos.
  • Técnicas y métodos
  • Lugar de la realización de la formación: lo ideal es que se realice “in situ”, pero es posible que ello comporte dificultades e inconvenientes en el proceso productivo de la empresa. Si  no es posible, deberá hacerse en centros externos apropiados.
  • Fijación del calendario: Plazos para la ejecución y sus propiedades.
  • Costoà Deberá contarse en el costo, la contratación de servicios externos, los materiales, la organización, los sueldos y salarios durante la formación, gastos de sustitución de los formadores si diera lugar a ello, gastos de estancia y viajes, sueldos del formador interno de la organización, facturas de los servicios externos, importe de los materiales y se deberá especificar si se solicitan ayudas económicas al Estado, CCAA o Municipio.
  • Aprobación: La aprobación deberá ser clara, pública y manifiesta por parte de la Dirección General, puesto que de no ser así, por muy buena voluntad e interés que se ponga por el director de RRHH o responsable de formación, no tendrá éxito.

Información y publicidad.

El plan y las acciones de formación han de venir respaldados de tal manera que la jerarquía se halle implicada desde la identificación de las necesidades de formación y la “ingeniería” de las acciones correspondientes; los destinatarios de la formación deberán haber sido consultados; los interlocutores sociales informados y se reúnan las condiciones tanto internas como del entorno para desarrollar entre los alumnos el placer de aprender.
            Será conveniente:

  • Cuidar la primera presentación con el máximo de detalles, deberá ser impecable.
  • Reuniones donde asistan todos para buscar la fecha adecuada.
  • Divulgación del proyecto de formación.
  • Sensibilización de la necesidad de formación.
  • ...

Dependerá de la habilidad del director de RRHH, incluso conseguir aliados

Aplicación y desarrollo.

            Con sujeción al “PLIEGO DE CONDICIONES” aplicaremos el plan establecido y seguiremos el desarrollo según lo aprobado y divulgado convenientemente procurando no apartarnos de lo establecido o efectuando los cambios que ineludiblemente sean necesarios.
            Por supuesto se habrá de exigir un sistema de control que señale el grado de cumplimiento de la aplicación del plan y permitir efectuar las correcciones que se estimen convenientes.

Técnicas, instrumentos y métodos de formación.

Las técnicas que deben ser utilizadas en el programa de formación para optimizar el aprendizaje y alcanzar la mayor calidad de formación al menor costo económico y tiempo. Para elegir las técnicas o métodos también deberá tenerse en cuenta el nivel de los participantes. Hay 3 técnicas:

  • Técnicas de formación orientadas hacia el contenido: son diseñadas para la transmisión de conocimiento o información sustantiva sobre un nivel cognoscitivo.
  • Técnicas de formación orientadas al proceso: son diseñadas para cambiar actitudes, desarrollar conciencia de sí mismos y de los otros y desarrollar habilidades interpersonales.
  • Técnicas de formación mixtas: Se trata de la suma de las anteriores. Son las que buscan no sólo transmitir información, sino también cambiar actitudes.

Los instrumentos podrán ser los siguientes: películas, videos, diapositivas, transparencias, gráficos, pizarras, carteles, medios acústicos, medios informaticos de autoaprendizaje y materiales varios.
Los métodos son:

        • Método del caso: Consiste el plantear, al grupo destinatario de la actividad formativa, un supuesto práctico sobre las materias que son objeto de la misma y al cual deberá darse una solución.
        • Juegos de empresa: (business games) Consiste en un modelo de simulación, que se aplica a una situación concurrente, una serie de decisiones y de informes sobre los puntos alcanzados.
        • Representación de papeles o sociograma: Se trata de fingir situaciones que pudieran corresponder a la vida real, cuyos papeles o personajes son encaminados por algunos de los participantes. El resto actúa como observadores, criticando y comentando la actuación que tiene lugar.
        • La discusión de grupos: Consiste en una reunión de varias personas, para tratar uno o varios temas conocidos de antemano, bajo la dirección de otra, que encauza y centra los temas debatidos.
        • La conferencia: Se utiliza para exponer a grupos numerosos un determinado tema, cuyo contenido se desea que sea asimilado por el grupo.
        • La rotación de puestos: Consiste en ir trasladando al empleado por varios sectores o departamentos de la empresa e incluso a otras compañías, si hay oportunidad para ello, a fin de que vaya tomando conocimiento de los diferentes aspectos que se tratan en cada una de ellas.
        • Lectura supervisadas: Permite simultanear la actividad formativa con el trabajo, dada la escasa inversión de tiempo que precisa.

         



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